Polityka Prywatności - Pracownicy

Przetwarzamy różne rodzaje Twoich danych osobowych, zgodnie z przepisami prawa. Należą do nich:

• Informacje o osobie - w tym Twoje dane kontaktowe (takie jak Twoje imię i nazwisko, adres zamieszkania i dane kontaktowe podane przez Ciebie), dane o Twoim wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia oraz numer PESEL, a w razie jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość a także inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; ewentualnie dane, które podasz nam dobrowolnie (np. dane kontaktowe osób, z którymi możemy się skontaktować w nagłych wypadkach).).
• Informacje związane z rekrutacją - takie jak Twój życiorys, poprzednie zatrudnienie, referencje od poprzednich pracodawców oraz inne referencje od osób trzecich, informacje o Twoich kompetencjach, kwalifikacjach, umiejętnościach, doświadczeniu zawodowym i wykształceniu, a jeśli właściwe – wyniki weryfikacji danych osobowych..
• Informacje dotyczące zatrudnienia  -  dane osobowe niezbędne do zrealizowania uprawnień lub spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, do których mogą należeć historia zatrudnienia, zdjęcia, rejestry nieobecności i urlopów, informacje o miejscu zamieszkania i pozwoleniu na pracę, rejestry wypadków, rejestry zarządzania czasem i frekwencją, rejestry umiejętności i kompetencji, wszelkie rejestry dyscyplinarne i dotyczące skarg, dane dotyczące rozwoju kariery, zdrowia zawodowego i dobrego samopoczucia dozwolone przez lokalne prawo; informacje administracyjne dotyczące udziału w działaniach dodatkowych, takich jak udział w konkursach wewnętrznych i zaproszeniach do wnioskowania o finansowanie, oraz informacje o sprzęcie i usługach związanych z pracą, z których korzystasz w związku z pracą, w tym np. nagrane i transkrybowane rozmowy telefoniczne, nagrania szkoleń i spotkań, komunikatory, informacje publikowane przez Ciebie o Tobie w kanałach wewnętrznych i zewnętrznych.
• Dane finansowe - takie jak informacje o rachunku bankowym, informacje o firmowej karcie kredytowej, szczegóły dotyczące wynagrodzenia, świadczeń i ustaleń emerytalnych, numer identyfikacji podatkowej, informacje o ubezpieczeniach, kosztach podróży służbowych, używaniu samochodów służbowych, informacje o potrąceniach oraz informacje o posiadanych przez Ciebie akcjach i udziałach w Spółkach Fortum.
• Dane oraz identyfikatory internetowe - dane zbierane z użyciem plików cookies lub podobnych technologii na temat Twojego sposobu korzystania z naszych wewnętrznych usług, Twój adres IP, identyfikator plików cookies, identyfikator urządzenia mobilnego, szczegóły dotyczące wyszukiwarki i urządzenia oraz lokalizacja urządzeń. 
• Dane związane z bezpieczeństwem oraz dane zarządzania usługami informatycznymi - dane, które są wykorzystywane, aby zapewnić bezpieczeństwo korzystania z naszych usług i obiektów, takie jak Twoje hasło i login, identyfikator pracownika, dane z rejestrów bezpieczeństwa i IT, dane z rejestrów wejścia na teren obiektów Fortum i nagrania z kamer monitoringu (CCTV).

Przetwarzane przez nas dane osobowe, które dotyczą Ciebie, pochodzą z różnych źródeł: 

• Od Ciebie – otrzymujemy informacje bezpośrednio od Ciebie w trakcie procesu rekrutacyjnego i w trakcie Twojego zatrudnienia w Fortum; 
• Od osób trzecich – możemy otrzymywać informacje od osób trzecich, takich jak organy krajowe (jak np. organy podatkowe, policja i inne organy ścigania) oraz towarzystw emerytalnych, a także jednostek medycyny pracy. 
• Spółki Grupy Fortum – dane osobowe są przekazywane przez spółkę będącą Twoim pracodawcą, w tym Twoich współpracowników lub kierowników. Spółki Grupy Fortum mogą dzielić się informacjami w celach określonych poniżej.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w określonych z góry celach na podstawie zawartej z Tobą umowy lub udzielonej przez Ciebie zgody, a także na podstawie obowiązków wynikających z przepisów prawa lub naszych prawnie uzasadnionych interesów. Podstawą prawną przetwarzania danych w kontekście zatrudnienia jest zazwyczaj umowa o pracę, przepisy prawa związane z zatrudnieniem lub nasz uzasadniony interes jako pracodawcy polegający na administrowaniu informacjami o pracownikach w celu umożliwienia realizacji procesów i działań praktycznych związanych z zatrudnieniem i zapewnieniem bezpieczeństwa miejsca pracy oraz naszych systemów teleinformatycznych. Dodatkowo mamy pewne inne zobowiązania prawne, które wymagają od nas przetwarzania danych pracowników. Zgoda może być zastosowana w określonych, wyjątkowych sytuacjach.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach: 

• Rekrutacja i wdrażanie pracowników

Przetwarzamy dane osobowe w celu zarządzania profesjonalnym procesem rekrutacji i wdrażania naszych pracowników do pracy na danym stanowisku. Weryfikujemy dane osobowe, które nam udostępniasz, takie jak CV i referencje; a także oceniamy i wybieramy kandydatów w tym procesie. Ponadto, o ile zezwala na to lokalne prawo, możemy przeprowadzać testy zdrowotne, testy narkotykowe i weryfikacje danych osobowych. Więcej informacji na temat ochrony danych w procesie rekrutacji można znaleźć w naszej Polityce prywatności dla kandydatów do pracy.
 

• Zarządzanie umowami o pracę i ogólna administracja

Przetwarzamy dane osobowe w celu zarządzania relacjami z naszymi pracownikami, w tym zarządzania umowami z pracownikami. Niniejsze obejmuje na przykład dostarczanie narzędzi, szkoleń i usług związanych z pracą oraz zarządzanie wnioskami dotyczącymi podróży i wydatków, godziny pracy, ocenę wydajności, międzynarodowe oddelegowania, awanse i rozwój, zlecenia pracy, listy płac, zachęty, emerytury, ubezpieczenia i płatności oraz skargi i zażalenia.

• Rozwój usług i sprawozdawczość

Przetwarzamy dane osobowe w celu ulepszania i rozwijania usług HR i innych usług wewnętrznych. Rozwój usług odbywa się na przykład poprzez gromadzenie informacji zwrotnych bezpośrednio od Ciebie w ankietach i kwestionariuszach; poprzez użycie danych generowanych w ramach analityki na podstawie analizy korzystania z naszych usług; oraz poprzez wykorzystanie nagranych lub transkrybowanych rozmów telefonicznych dotyczących sprzedaży i obsługi klienta dla celów szkoleniowych i poprawy jakości usług. Mamy również wewnętrzne procesy sprawozdawczości, które wykorzystują dane pracowników. Ponadto, dane pracowników mogą być wykorzystywane w ograniczonych scenariuszach do testowania naszych systemów informatycznych.

• Obowiązki prawne 

Przetwarzamy dane osobowe w celu wypełnienia naszych obowiązków prawnych wynikających z prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych, prawa podatkowego, przepisów o rachunkowości, przepisów dotyczących papierów wartościowych, sygnalizowania nieprawidłowości [whistleblowing], przeciwdziałania łapówkarstwu, praniu pieniędzy, przepisów dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa w miejscu pracy oraz innych zobowiązań nałożonych na Fortum przez prawo. 

• Zapewnienie ochrony, bezpieczeństwa i praw

Wykorzystujemy dane osobowe w celu zapewnienia ochrony i bezpieczeństwa naszych informacji, obiektów, produktów, usług, klientów i personelu. Niniejsze odbywa się zgodnie z lokalnym prawem, na przykład prowadzenie rejestrów dostępu i tworzenie kopii zapasowych, zapobieganie atakom, monitorowanie korzystania z systemu, identyfikowanie i uwierzytelnianie poszczególnych osób oraz monitorowanie dostępu i obiektów (w tym kamer monitoringu (CCTV) oraz lokalizowanie poszczególnych osób w nagłych wypadkach.  Przetwarzamy również dane osobowe w celu obrony naszych praw wynikających z przepisów prawa, w tym zapobiegania i prowadzenia dochodzenia w zakresie oszustw, szpiegostwa przemysłowego i innych przypadków nieprzestrzegania przepisów.

W przypadku, gdy korzystamy z systemu zautomatyzowanego podejmowania decyzji i będzie to wywoływało wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotne skutki, poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem. Jeśli zautomatyzowane podejmowanie decyzji nie będzie dozwolone na mocy obowiązujących przepisów prawa i nie będzie niezbędne do realizacji lub zawarcia z nami umowy – poprosimy o Twoją zgodę. 

Możesz zawsze wyrazić swoją opinię lub sprzeciwić się decyzji opartej wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu informacji, a także zażądać podjęcia zamiast tego decyzji indywidualnej, kontaktując się za pomocą danych kontaktowych wskazanych poniżej.

Długość okresu, w którym przetwarzamy Twoje dane osobowe różni się w zależności od kraju i zależy od lokalnych przepisów prawa. Fortum usuwa lub anonimizuje dane osobowe, gdy nie są już dłużej potrzebne do określonych celów. 

W celu uzyskania informacji na temat okresu, przez jaki przechowujemy Twoje dane osobowe, prosimy zapoznać się z okresami przechowywania danych osobowych lub skorzystać z danych kontaktowych wskazanych poniżej, aby uzyskać dokładniejsze informacje.

Dostęp do Twoich danych osobowych mogą posiadać nasi podwykonawcy zajmujący się przetwarzaniem danych lub inne strony trzecie, jak opisano poniżej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

Podmioty przetwarzające dane – Korzystamy z usług podwykonawców przetwarzających dane w celu świadczenia nam usług. Tacy podwykonawcy mogą mieć dostęp do Twoich danych osobowych i przetwarzać je w naszym imieniu. Zapewniamy, że przetwarzanie danych osobowych przez naszych podwykonawców odbywa się zgodnie z niniejszą polityką poprzez odpowiednie ustalenia umowne. Typowymi dostawcami usług, którzy przetwarzają dane osobowe, są na przykład dostawcy usług kadrowych i IT, szkoleniowych i tym podobnych. 

Odrębni administratorzy danych –  w stosownych przypadkach możemy udostępniać Twoje dane osobowe innym administratorom danych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, naszą umowę z Tobą lub nasze zobowiązania prawne, w tym Spółkom z Grupy Fortum i naszym partnerom.

Możemy ujawnić Twoje dane osobowe upoważnionym osobom trzecim w razie konieczności, przykładowo z przyczyn związanych z realizacją umowy lub w celach ograniczonego prawnie uzasadnionego interesu, jak np. rozwój usług z pseudonimizacją danych. Upoważnione osoby trzecie obejmują przykładowo biura podróży, banki, operatorów telekomunikacyjnych, dostawców świadczeń i programów ubezpieczeniowych, rewidentów, zawodowych doradców, zewnętrznych radców prawnych, aktuariuszy, lekarzy, powierników lub dostawców usług. 

Fuzje i przejęcia – Jeśli będziemy sprzedawać nasze przedsiębiorstwa, łączyć je z innym lub poddawać je innego rodzaju restrukturyzacji, może to wiązać się z ujawnieniem danych osobowych potencjalnym lub faktycznym nabywcom oraz ich doradcom. 

Organy władzy, postępowania prawne, przepisy prawa – Ujawniamy Twoje dane osobowe właściwym organom, takim jak agencje rządowe odpowiedzialne za pobieranie podatków i informacje statystyczne, policja, lub inne organy ścigania w zakresie wymaganym przez prawo. Możemy także ujawnić Twoje dane osobowe w związku z postępowaniem sądowym, nakazem sądu lub postępowaniem prowadzonym przez organ władzy publicznej, lub w inny sposób wymagany lub dozwolony przez prawo. 

Fortum to globalna spółka, która posiada oddziały, procesy biznesowe, struktury zarządzania i systemy techniczne, które przekraczają granice państwowe. Oznacza to, że Twoje dane mogą być przekazywane do krajów innych niż ten, w którym jesteś zatrudniony/a przez Fortum, w tym również poza Europejski Obszar Gospodarczy. Polegamy na odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony i ramy ochrony danych UE-USA lub standardowe klauzule umowne wydane przez Komisję Europejską, aby chronić Twoje dane podczas ich przekazywania. Więcej informacji na temat przekazywania danych pomiędzy krajami można uzyskać za pomocą danych kontaktowych wskazanych poniżej.

W celu ochrony Twoich danych przed utratą lub niewłaściwym wykorzystaniem stosujemy odpowiednie środki bezpieczeństwa o charakterze organizacyjnym i technicznym. Wdrożyliśmy model zarządzania bezpieczeństwem cybernetycznym, który określa role i zadania na poziomie Grupy, a nasze instrukcje zawierają szczegółowe zalecenia, jak należy postępować z danymi osobowymi w ramach naszej Grupy. Angażujemy naszych pracowników w kwestie prywatności i bezpieczeństwa poprzez prowadzenie programów uświadamiających w tym zakresie. Gdy zawieramy umowy z dostawcami zewnętrznymi na dostawę usług, które mogą dać im dostęp do Twoich danych osobowych, wymagamy od nich w ramach umowy, by dysponowali podobnymi mechanizmami kontroli bezpieczeństwa.

Kiedy korzystasz z naszych cyfrowych usług lub odwiedzasz nasze strony internetowe Fortum może gromadzić dane z Twoich urządzeń za pomocą plików cookies i innych podobnych technologii. Nasze strony internetowe i aplikacje mogą również wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie wprowadzone przez strony trzecie. Więcej informacji na temat zarządzania plikami cookies oraz wykorzystania danych online można uzyskać zapoznając się z naszą polityką stosowania plików cookies i danych online.

W ramach naszych wewnętrznych witryn, takich jak intranet, używamy plików cookies, aby umożliwić funkcjonowanie usług i gromadzić dane analityczne dotyczące korzystania z witryny, na przykład w celu sprawdzenia, które treści są popularne.

Przysługują Ci opisane niżej prawa dotyczące Twoich danych osobowych przetwarzanych przez Fortum. Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące Twoich praw lub chcesz z tych praw skorzystać, prosimy o skontaktowanie się z naszą funkcją People.

• Prawo dostępu do danych osobowych – masz prawo do informacji o tym, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz do zażądania ich kopii.
• Prawo do poprawiania danych osobowych – możesz zażądać korekty informacji na Twój temat, jeśli nie są poprawne lub wymagają aktualizacji.
• Prawo do przenoszenia danych – możesz otrzymać i ponownie wykorzystać dane osobowe, które nam podałeś/podałaś. W przypadku, gdy podstawą prawną przetwarzania była umowa lub zgoda, możemy przekazać wybrany zbiór danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Prawo do usunięcia danych – usuniemy dane na Twoje żądanie, jeżeli zachodzi jedna z okoliczności wskazanych w art. 17 RODO, a dane te nie są już nam potrzebne do realizacji naszych zgodnych z prawem celów.
• Prawo do wycofania zgody – jeśli wyraziłeś/wyraziłaś zgodę na przetwarzanie danych, zawsze masz prawo do wycofania swojej zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.
• Prawo do sprzeciwu wobec to przetwarzania – masz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych w oparciu o nasz prawnie uzasadniony interes, np. w celu rozwoju naszych produktów i usług, oraz w innych celach wyjaśnionych powyżej w powyżej w punkcie 3 i 6. Możemy nie uwzględnić Twojego wniosku, jeśli za kontynuowaniem przetwarzania przemawiają ważne, prawnie uzasadnione podstawy przetwarzania po naszej stronie. 
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych – W niektórych okolicznościach masz prawo zażądać ograniczenia przetwarzania, np. gdy kwestionujesz prawidłowość danych osobowych lub gdy mu nie potrzebujemy już Twoich danych osobowych, ale są one potrzebne Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W określonych okolicznościach powyższe prawa mogą podlegać ograniczeniom i wyjątkom. Jeśli nie podejmiemy działania zgodnie z Twoim zgłoszeniem, poinformujemy Cię o powodach. Jeśli nie jesteś usatysfakcjonowany/a naszą odpowiedzią lub sposobem postępowania z danymi osobowymi, prosimy o stosowną informację. Możesz zawsze skontaktować się ze swoim krajowym organem ds. ochrony danych. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Fortum zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności. Ewentualne zmiany w Polityce prywatności zostaną ogłoszone na niniejszej stronie internetowej lub poinformujemy Cię o tym bezpośrednio. 

Podmiot Fortum wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się za pomocą danych kontaktowych wskazanych w niniejszym punkcie.

Administratorem danych odpowiedzialnym za Twoje dane jest lokalna spółka Fortum, z którą zawarłeś/aś stosunek pracy i Fortum Corporation. Spółki Fortum w Polsce:

Fortum Power and Heat Polska Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Antoniego Słonimskiego 1a, 50-304 Wrocław; KRS: 0000033402.

Fortum Marketing and Sales Polska S.A. z siedzibą przy ul. Marynarki Polskiej 197, 80-868 Gdańsk; KRS: 0000378299.

Fortum Service Poland Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Marynarki Polskiej 197, 80-868 Gdańsk; KRS: 0000912677.

Fortum Sprzedaż Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Domaniewska 39A, 02-672 Warszawa; KRS: 0000458944.

Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw lub masz jakiekolwiek pytania nt. przetwarzania Twoich danych osobowych, skontaktuj się z obsługą People Services. 

Dalsze pytania i uwagi dotyczące ochrony Twojej prywatności można kierować do naszego dedykowanego zespołu odpowiedzialnego za ochronę prywatności za pomocą formularza kontaktowego lub pisemnie na adresy wskazane powyżej.