Cyfrowe wsparcie w obsłudze nieruchomości

Zarządzanie budynkami to duża odpowiedzialność. Kontakt z mieszkańcami, przygotowywanie planów remontów, dbałość o wysokim poziom świadczonych usług. Sprawne i efektywne realizowanie tych zadań to w dużej mierze kwestia osobowości. Jednak nawet największe chęci nie wystarczą, gdy nie ma się wsparcia w postaci odpowiednich danych i narzędzi.

Jak głosi przysłowie, kto stoi w miejscu, ten się cofa. W dobie digitalizacji te słowa nabierają szczególnego znaczenia. Ilość i tempo zachodzących zmian, które obejmują wszystkie aspekty życia, nigdy wcześniej nie przybierały takich rozmiarów. Zarządzanie nieruchomościami także podlega zmianom związanym z cyfryzacją. W jakich obszarach odpowiedzialności zarządca może najszybciej i najłatwiej znaleźć zastosowanie dla cyfryzacji? Odpowiedź jest prosta – we wszystkich, poczynając od kontrolowania terenu nieruchomości, przez komunikację z mieszkańcami, a na monitorowaniu zużycia mediów kończąc. Budynki zarówno mieszkalne jak i komercyjne to obiekty o bardzo dużej wartości, jednak i one podlegają działaniu czynników szkodliwych i ulegają degradacji. Usterki, awarie mogą same z siebie nie być kosztowne, ale wywołane przez nie skutki już tak.

Co znajdziesz w artykule:

• Monitorowanie dostaw i zużycia mediów
• Remonty na własną rękę
• Zgłoszenia od mieszkańców
• Rozpoczęcie sezonu grzewczego

Monitorowanie dostaw i zużycia mediów

Jedną z najczęstszych awarii jest wyciek wody, który może wyrządzić poważne szkody. Litr wody to około 20 000 kropli, a wyciek o prędkości „kapania” 5 kropli na sekundę daje w sumie około 22 litry na dobę. Ilość wydawać by się mogło nieznacząca, ale jej kumulowanie można zauważyć na uzupełnianiu nośnika ciepła w instalacji c.o.. Jak to sprawdzić? Należy na bieżąco kontrolować stan wodomierza nośnika ciepła. Taka kontrola nie jest skomplikowanym zadaniem, jednak w praktyce trudno by ktoś cały czas stał przy wodomierzu i odczytywał jego stan. Na szczęście istnieje inna znacznie wygodniejsza możliwość, a przy tym pozbawiona błędów. Jest nią automatyczny odczyt danych możliwy, dzięki użyciu systemów teletransmisji, gdzie pozyskane dane mogą być dalej analizowane za pomocą dedykowanych aplikacji. W ten sposób otrzymujemy pełny obraz zdarzenia.

Tego typu zadania wchodzą w zakres podstawowych obowiązków zespołów technicznych, obsługujących nieruchomości. Wymagają okresowego generowania raportów i zaangażowania pracowników w wykonywanie tych czynności, co jest niezwykle czasochłonne i jak pokazuje życie robione po fakcie, co nie zapobiegnie zalaniu. W tym miejscu z pomocą przychodzi cyfryzacja, a konkretnie Machine Learning (ML) - samouczący się system, który świetnie radzi sobie z ciągłą analizą dużych ilości danych. Wykona on wszystkie czasochłonne i skomplikowane analizy jednocześnie oszczędzając czas. 

Remonty na własną rękę

Nieruchomości oraz posadowione na nich obiekty budowalne to składniki mienia o bardzo dużej wartości. Dlatego skutki pozornie nawet błahych usterek czy awarii mogą być kosztowne. Niejeden zarządca spotkał się z sytuacją, gdy mieszkańcy na własną rękę decydują się na „przesunięcie” grzejnika czy rurki w łazience, nie myśląc o konsekwencjach takich działań. Manipulowanie w instalacjach odbiorczych, przez osoby nieupoważnione, które nie posiadają pełnej wiedzy o zastosowanych rozwiązaniach technicznych, może skutkować rozszczelnieniem instalacji c.o., wyciekiem, a w rezultacie stratami. W przypadku awarii spowodowanych takimi remontami, z kłopotem i odpowiedzialnością zostaje ktoś inny – zarządca.

Jak zapobiegać tego typu sytuacjom? Z jednej strony należy utrzymywać dobrą komunikację z mieszkańcami, polegającą na uświadamianiu im, jakie skutki może mieć ich nieodpowiedzialne postępowanie. Z drugiej natomiast warto posiadać narzędzia do kontroli parametrów technicznych mogących wskazywać na prowadzenie niezgłoszonych prac.

Zgłoszenia od mieszkańców

Jednym z częściej zgłaszanych problemów jest brak ciepłej wody w kranie albo wręcz przeciwnie – zdarza się, że płynie z niego tylko wrzątek. Jakie kroki powinien podjąć mieszkaniec? Jak sprawdzić w budynku, co może być przyczyną? Zadzwonić do dostawcy ciepła i zgłosić usterkę, , czy może wezwać hydraulika? Co może zrobić w tym przypadku zarządca nieruchomości? Dobrym rozwiązaniem jest sprawdzenie parametrów mediów, które dzięki analizie 24/7, zapewniają nie tylko dostęp do danych, ale mogą nas poinformować wcześniej wybranym kanałem - smsem, emailem czy aplikacją o problemach, zanim zgłosi je mieszkaniec, co pozwoli na odpowiednio szybką reakcję. Co więcej informacja będzie kompletna i aktualna, podpowiadając zarządcy co dokładnie zrobić.

Dzięki cyfryzacji, obsługa zgłoszeń zaczyna się od weryfikacji podawanych informacji, po czym jest bezpośrednio kierowana do odpowiedniego procesu. Dostęp do danych online umożliwia wcześniejszą analizę parametrów i podejmowanie odpowiednich działań prewencyjnych, zanim mieszkańcy zwrócą się z problemem.

Rozpoczęcie sezonu grzewczego

Okres letni to czas, w którym często prowadzone są prace remontowe. Zarówno te zaplanowane przez zarządców – podane do wiadomości mieszkańców, ale także te załatwiane przez nich „na własna rękę”. Problem będący następstwem nieautoryzowanych prac, może być zaskoczeniem dla wszystkich. Szczególne zagrożenie stanowi, możliwość uszkodzenia instalacji lub jej nieautoryzowane wyłączenie to zdanie przebudowałem. O ile uszkodzenie wewnętrznej linii zasilającej od razu skutkuje zauważalnym brakiem prądu w danej części obiektu, o tyle prace hydrauliczne w instalacji odbiorczej c.o. najprawdopodobniej zostaną zauważone dopiero po włączeniu ogrzewania. Problem będący następstwem nieautoryzowanych prac może być zaskoczeniem dla wszystkich. Mieszkańcy nie mają ogrzewania, a spodziewali się że będzie. Temperatura na zewnątrz spada, pojawiają się więc liczne pytania o to, kiedy w mieszkaniach będzie ciepło. Co może zrobić zarządca? Tu ponownie, jak w poprzednich sytuacjach, dostęp do danych wprowadza zasadniczą zmianę jakościową. Zarówno w komunikacji z mieszkańcem jak i w podejmowaniu odpowiednich działań przez służby techniczne.

Kryzys wywołany pandemią COVID-19, wielomiesięczny lockdown i wiele innych negatywnych zdarzeń byłyby o wiele bardziej dotkliwe, gdyby nie cyfryzacja. W tym tak trudnym czasie zmienił się paradygmat pracy, a narzędzia informatyczne umożliwiły tą zmianę i wprowadziły nową jakość współpracy. Pozostając zamknięci w mieszkaniach, zaczęliśmy wiele spraw załatwiać online. Wróciliśmy do normalnego trybu pracy, ale nowe metody działania zostały. Korzystamy z aplikacji umieszczonych w chmurze obliczeniowej, a praca w trybie home office nikogo już nie dziwi. Cyfrowe kanały komunikacji i zdalny dostęp do danych pozwalają na lepsze reagowanie w wielu sytuacjach i obszarach. Cyfrowe kanały komunikacji i zdalny dostęp do danych to teraźniejszość i przyszłość pracy.